Město Polička, se sídlem Palackého nám. 160, Polička, 57201, IČO 00277177  (dále jen “ Město“), jakožto správce osobních údajů, tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů, včetně rozsahu práv subjektu údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů.

Město zpracovává osobní údaje v souladu s právem Evropské unie, zejména tedy v souladu s  NAŘÍZENÍM EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále též v souladu s mezinárodními smlouvami, kterými je Česká republika vázána, zejména tedy v souladu s Úmluvou o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat č. 108, vyhlášená pod č. 115/2001 Sb. m. s., a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy, kterým je zejména zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen “ZOOU“).

Účel a rozsah zpracování osobních údajů:

Město pro účely výkonu veřejné správy v samostatné a přenesené působnosti zpracovává pouze osobní údaje, které získal v souladu s ZOOÚ, a dalšími platnými obecně závaznými právními předpisy.  Tyto osobní údaje Město shromažďuje a zpracovává pouze za stanoveným účelem v níže uvedeném rozsahu, po dobu, která je nezbytně nutná a je pro jednotlivé účely zpracování a typy dokumentů dána obecně závaznými právními předpisy, zejména zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a prováděcími právními předpisy a dalšími zvláštními právními předpisy.

Základní účely a důvody zpracování osobních údajů:

• plnění právní povinnosti podle obecně závazných právních norem při výkonu státní správy a samosprávy, plnění dalších úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřeno Město (přehled jednotlivých agend je obsažen v Organizačním řádu  Městského úřadu Polička a záznamech o činnostech vedených v souladu s požadavky obecného nařízení o ochraně osobních údajů)
• plnění smlouvy jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů,
•    zpracování  je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Města, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, tímto zájmem může být zejména ochrana před případnou žalobou či postihem ze strany státních orgánů
• plnění právní povinnosti podle obecně závazných předpisů z pozice zaměstnavatele
• subjekt údajů udělil souhlas pro jeden či více konkrétních účelů, které nespadají pod plnění právních povinností či  smluvních závazků

Rozsah zpracování osobních údajů:

Město zpracovává osobní údaje v rozsahu, který stanoví nebo vyplývá z příslušného obecně závazného právního předpisu nebo smlouvy, obvykle tedy:

• identifikační údaje: titul, jméno, příjmení, datum narození, číslo průkazu totožnosti, rodné číslo;
• adresní údaje: adresa trvalého, příp. přechodného bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, telefon, emailová adresa;
• další osobní údaje: číslo bankovního účtu, a další osobní údaje plynoucí z konkrétní smlouvy či ze zákona.

Zdroje osobních údajů:

Město získává osobní údaje při výkonu veřejné moci způsobem, který vyplývá z obecně závazných právních předpisů, tedy zejména ze základních registrů a agendových informačních systémů podle zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, informačních systémů veřejné správy podle zákona č. 365/2000 Sb., z veřejných rejstříků podle zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, od jiných orgánů státní správy či od samotných subjektů údajů v rámci podání či žádostí souvisejících  s výkonem veřejné moci a výkonu samosprávné činnosti.

Město získává osobní údaje také od subjektu údajů v rámci jednání o uzavření smlouvy.

Město získává v souladu s platnými obecně závaznými předpisy osobní údaje také prostřednictvím městského kamerového systému, a to  za účelem ochrany budov a zachování pořádku a bezpečnosti.

Zpracovatelé a příjemci:

Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů vedle příslušných zaměstnanců zpracovávány také dalšími Zpracovateli, a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s ZOOÚ.

Město zpracovává osobní údaje manuálně i automaticky. Ochrana osobních údajů je technicky a organizačně zabezpečena v souladu s ZOOÚ. Stejné zabezpečení vyžaduje i od Zpracovatelů osobních údajů.

Město informuje, že osobní údaje mohou být na základě zákonné žádosti předány třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání předmětných osobních údajů.

Správce osobní údaje nepředává do zahraničí.

Práva subjektů údajů:

Subjekt údajů je oprávněn požadovat informaci o zpracování svých osobních údajů o účelu zpracování osobních údajů, rozsahu, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, o zdrojích osobních údajů, o povaze automatizovaného zpracování, o zpracovatelích, o příjemcích, případně kategoriích příjemců osobních údajů.

Úřad přijímá žádost o informace jak v listinné podobě, tak i žádost podanou elektronickou formou.

Žádost je možné adresovat Městskému úřadu Polička standardně jako jakékoli jiné podání úřední povahy elektronicky přes e-podatelna@policka.org, zaslat poštou na adresu Městský úřad Polička, Palackého nám. č. p. 160, Polička, 57201, nebo osobně předat na podatelně Městského úřadu Polička.

Součástí přijetí žádosti je ověření totožnosti žadatele. Toto ověření žadatele je nezbytné pro ochranu osobních údajů žadatele proti neoprávněnému zpřístupnění těchto osobních informací.

Způsoby ověření totožnosti:

1. Přijetí datovou schránkou z datové schránky subjektu údajů
2. Přijetí prostřednictvím e-podatelny, kde podání je podepsáno platným kvalifikovaným elektronickým podpisem
3. Ověřením totožnosti pověřeným zaměstnancem úřadu
4. Žádost je podepsána ověřeným podpisem (úřad, notář)

Město poskytne sdělení požadovaných informací bez zbytečného odkladu v souladu s požadavky čl. 12 obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

V případě, že subjekt údajů zjistí nebo se domnívá, že Město nebo případný smluvní Zpracovatel provádí zpracování osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem nebo , je subjekt údajů oprávněn:

• požádat  Město  nebo jejího smluvního Zpracovatele o vysvětlení;
• požadovat, aby Město nebo jeho smluvní Zpracovatel odstranili takto vzniklý stav; zejména je subjekt údajů oprávněn požadovat blokaci, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů.

Město vždy bez zbytečného odkladu informuje subjekt údajů o vyřízení jeho žádosti.

Subjekt údajů má právo kdykoliv se obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Pokud není spokojen s vyřízením dotazu, požadavku nebo podnětu správcem, můžete se  obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů nebo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je:

Kontakt na pověřence:

Titul, jméno a příjmení:                Ing. Radek Vrňák
E-mailová adresa:                        policka.dpo@keystonecompany.cz

Keystone Company a.s.
Praha 10, Vinohrady, Korunní 2569/108
IČO: 05983649

Vymezení užitých pojmů:

• osobní údaj– osobním údajem je jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů; subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat;
• subjekt údajů– subjektem údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují;
• správce– správcem je každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj;
• zpracovatel– zpracovatelem je každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo pověření správcem zpracovává osobní údaje podle tohoto zákona;
• příjemce- příjemcem je každý subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny;
• zpracování osobních údajů - zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky; zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace;