Jednací řád Bezpečnostní rady města
Jednací řád
Bezpečnostní rady města Poličky
Článek 1
Úvodní ustanovení
- Bezpečnostní rada města Poličky (dále jen „BRM“) byla jmenována starostou města Poličky ke dni 9. 11. 2006.
- Jednací řád BRM (dále jen „jednací řád“) se vydává podle článku č. 1 Statutu BRM.
- Jednací řád je v nitřním předpisem BRM, který upravuje jednání BRM.
- Informace z jednání BRM se pro veřejnost a sdělovací prostředky poskytují v rozsahu schváleném předsedou BRM.
Článek 2
Jednání BRM
- Jednání BRM svolává a řídí předseda BRM, v jeho nepřítomnosti jím pověřený člen BRM.
- BRM je svolávána podle pracovního plánu na kalendářní rok (dále jen „pracovní plán“) nebo na základě odůvodněné písemné žádosti člena BRM.
- Pravidelná jednání BRM se uskutečňují alespoň dvakrát v roce. Tato jednání probíhají zpravidla na základě písemných podkladových materiálů.
- Členové BRM se účastní všech jednání, pouze ve výjimečných případech a po souhlasu předsedy BRM mohou být zastoupeni pověřeným pracovníkem.
- Předseda BRM může na jednání BRM přizvat zástupce správních úřadů, působících na teritoriu, organizací, občanských sdružení, odborníky z hlediska projednávané problematiky, případně další osoby..
- Z jednání BRM je pořizován audio záznam a zápis.
Článek 3
Pracovní plán
- Pracovní plán zpracovává tajemník BRM podle:
a) prioritních úkolů města na příslušný rok
b) úkolů stanovených právními předpisy
c) aktuálních priorit bezpečnostní situace
d) pokynů starosty města
e) podnětů od členů BRM, členů rady nebo zastupitelstva
- Pracovní plán projednává BRM a schvaluje její předseda.
Článek 4
Písemné podkladové materiály pro pravidelná jednání BRM
- Písemné podkladové materiály pro pravidelná jednání BRM (dále jen „podklady“) zpracovávají podle pracovního plánu členové BRM nebo osoby vyzvané předsedou BRM.
- odklady musí být věcné, stručné a v souladu s právními předpisy. Pokud navrhují nový způsob řešení problematiky, musí zahrnovat též zejména jeho organizační, personální, finanční a materiálně technické dopady. Navrhovaná opatření musí být předem projednána se subjekty, jichž se dotýkají. Jestliže se nedocílí jednotného stanoviska, je nutné k podkladům přiložit všechna rozporná stanoviska s odůvodněním nezbytnosti navrhovaného řešení.
- Navazuje-li předkládaný materiál na předcházející závěry BRM, obsahuje zpravidla vyhodnocení plnění úkolů a dále musí obsahovat návrh na doplnění nebo změnu předmětných závěrů.
- Podklady se předkládají v odpovídajícím počtu výtisků (podle počtu členů) nejpozději do 14ti dnů před plánovaným jednáním BRM tajemníkovi BRM. Podklady jsou předávány s průvodním dopisem, v němž je možno doporučit i přizvání dalších účastníků jednání.
- Jestliže je BRM svolávána k řešení naléhavých úkolů a hrozí-li nebezpečí z prodlení, mohou být podklady předávány přímo na jednání nebo jsou vysloveny ústně předkladatelem.
- Pozvánka na jednání BRM, konané podle pracovního plánu, se zasílá spolu s programem předloženými podklady všem členům BRM nejpozději do 10ti dnů před vlastním jednáním. Přizvaným účastníkům se zasílají podklady pouze k těm bodům jednání, k nimž jsou přizváni.
- Program může být měněn či doplněn předsedou BRM o projednání neodkladných záležitostí a ústních informací.
Článek 5
Zápis z jednání BRM
- Zápis z jednání BRM vyhotovuje tajemník BRM.
- Zápis z jednání BRM obsahuje:
a) datum, čas a místo zahájení jednání
b) program jednání
c) záznam o účasti na jednání (prezenční listina)
d) stručný záznam přednesených ústních informací, návrhů a doporučení
e) stručný záznam z diskuse k projednávaným bodům programu
f) způsob využití nebo vypořádání připomínek
g) závěry k projednávaným bodům programu – stanoviska členů BRM
h) případná nesouhlasná stanoviska v doslovném znění
i) čas ukončení jednání
j) podpisy předsedy BRM a jejího tajemníka
- Součástí zápisů jsou podklady. Pokud předkladatelé ústních informací, návrhů a doporučení disponují písemnými podklady k tomuto jednání, tyto se rovněž přikládají k zápisu. Audio záznam z jednání je uložen na audiokazetě nebo v digitální formě v trezoru na oddělení krizového řízení.
Článek 6
Zabezpečení jednání BRM
- Přípravu a zabezpečení průběhu jednání BRM zajišťuje tajemník BRM, který:
a) sestavuje návrh programu jednání BRM
b) odpovídá za včasné rozeslání podkladů účastníkům jednání
c) odpovídá za zpracování zápisu z každého jednání BRM a za včasné doručení závěrů z jednání všem členům BRM
d) zabezpečuje evidenci všech uložených úkolů, zajišťuje kontrolu jejich plnění, o stavu plnění uložených úkolů pravidelně informuje předsedu BRM
e) zabezpečuje podle pokynů předsedy BRM zpracování informací pro veřejnost a sdělovací prostředky o projednávaných otázkách a závěrech přijatých BRM
f) zabezpečuje vedení evidence zápisů z jednání BRM
g) navrhuje u dokumentů vzniklých v BRM stupeň utajení a označení dokumentů obsahujících zvláštní skutečnosti
h) zajišťuje dodržování ochrany utajovaných skutečností a režimu evidence, manipulace a ukládání dokumentů obsahující zvláštní skutečnosti
- Písemnosti související s jednáním BRM se evidují samostatně a ukládají odděleně od ostatních písemností úřadu.
Článek 7
Závěrečné ustanovení
- Změny a doplňky jednacího řádu podléhají schválení BRM.
- Tento jednací řád nabývá účinnosti dnem 6. 12. 2006 na základě usnesení BRM ze dne 6. prosince 2006.